Soluția este una cu sursă deschisă, construită de o comunitate internațională și a pornit din Germania prin câțiva dezvoltatori care lucraseră la o aplicație similară. Deși relativ nouă (un fork, din anul 2016) a crescut rapid ca adopție, mai ales exact la nivel guvernamental și educațional: doar în Germania la data scrierii articolului cca 300.000 de angajați ai guvernului federal foloseau Nextcloud, 600.000 de utilizatori în educație, iar 9 universităti mari l-au implementat și ajută la dezvoltare. Nici măcar nu are rost să mai vorbim la nivel mondial, de lumea corporatistă și nici de instalările pentru uz personal pentru că este un adevărat fenomen.
Deci dacă este bun pentru ei, ar trebui să fie și pentru noi, aici la Oradea.
Ce este cloud-ul UO?
Fiind o aplicație web acesta este așadar accesibil online cu orice browser (actualizat) la adresa https://cloud.uoradea.ro și oferă inclusiv posibilitatea instalării unor aplicații de sincronizare pe desktop (Linux, MacOS, Windows) și în smartphone-urile Android sau iPhone (aveți link-urile în interfață).
Interfața este modernă, prietenoasă și chiar credem că vorbește de la sine. Prin intermediul ei vă puteți stoca, sincroniza si partaja datele/documentele/imaginile/etc chiar mai elegant decât cu DigiStorage, Dropbox sau WeTransfer, și fără a face workgroup-uri clasice, a se citi "invitație pentru crypto locker-i". Are multe funcționalități extra, ca de exemplu radio, video player, video chat, mesagerie, galerie foto, viewer pdf, editarea fișierelor în mod text, poate chiar și sincroniza contactele din telefoane sau calendarele (nu este cazul celor personale) etc; vom mai adăuga și altele. Dar principala funcție este de a urca și descărca fișiere și directoare din interfața web cu ajutorul butoanelor sau direct prin drag&drop: trageți un director sau câteva fișiere de pe desktop deasupra interfeței și aplicația vi le urcă automat atunci când le dați drumul. Iar apoi le puteți redenumi, muta, șterge, partaja cuiva în mod particular sau chiar public.
Puteti partaja fișiere sau directoare întregi:
- către o adresa de email sau mai multe (câmpul de deasupra bifei de Share link, cand dați pe simbolul de share);
- către un grup întreg și atunci va apare tuturor celor din grup - de exemplu dacă scrieți "smiit", va oferi o sugestie, click pe ea (pe grup) și documentul va apărea fiecărui utlizator din SMIIT;
- puteți share-ui public și atunci oricine îl va putea accesa, lucru care este excelent pentru website-urile universității.
Ultimul punct de fapt este super tare: de exemplu am partajat un director întreg urcat prin drag&drop, si apoi îl mai suprascriem (cu totul!) când este nevoie. Iar apoi doar luăm link-ul generat și îl introducem într-un email, un site, etc. Credem că sesizați unde bate aceasta: de ce să mai trimită toată universitatea documentele serviciului IT pe email ca aceștia să le posteze online? Când orice dnă. secretară sau responsabil de site poate oferi doar un link, dar să își gestioneze și actualizeze singur(ă) documentele care trebuiesc publicate pe website-uri, din propriul cont de cloud. Aceste fiind deci publicate automat. Eliminăm deci un întreg lanț inutil, unul care sigur generează întârzieri, confuzii și probleme.
Suplimentar nu stresăm inutil server-ul de email, pentru că în loc sa trimitem un fișier via email la 500 de oameni și să se multiplice de 500 de ori, să fie scanat de 500 de ori, backup-ul să fie de 500 de ori mai mare - facem toate acestea o singură dată în cloud, dar trimițând un banal link la 500 de oameni.
Iar intern, când se partajează ceva cu un grup întreg, fișierul/directorul există de asemenea o singură dată, doar la cel care le-a partajat, tuturor colegilor inserându-le doar un link în interfața cloud-ului.
Toate acestea se pot face cu sau fără parolă pentru share, cu sau fără dată de expirare, aveți verificări de checksum etc; pe scurt înseamnă că dacă dați link-ul la cineva, îl trimiteți pe email, sau îl legați pe vreun website, obținem cea mai simplă și eficientă modalitate de comunicare din istoria universității.
Aplicația trimite și notificări pe email astfel încât utilizatorul vizat să afle că i s-a partajat ceva. Și poate sincroniza directoare întregi ca nici măcar sa nu mai intrați vreodata pe web - ce se pune în acele directoare, pe calculatorul personal sau în smartphone, este automat urcat și dacă mai este și partajat... Well... asta este super dacă personal ai mai multe calculatoare, telefoane samd. Și cam toată lumea are.
Ce nu este insă cloud-ul:
- nu vom crea conturi pentru persoane sau entități care nu țin de Universitatea din Oradea;
- nu este pentru backup - spațiul este limitat și niciodată printr-un astfel de serviciu nu se urcă sau protejează date pe care nu îți poți permite să le pierzi; backup-ul se face după alte politici, pe mașini/dispozitive dedicate, mai rapide decât web-ul și pe protocoale mai reziliente;
- nu share-uiți date/fișiere/acte care nu trebuie sa ajungă sub nici o formă la altcineva; sau daca le urcati pentru că structura, regulamentul și conducerea vă permite o excepție, păstrați-le privat și strict temporar în cloud: grijă mare la simbolul de link, acele doua verigi de lanț de pe iconițele directoarelor și fișierelor - dacă un director are așa ceva pe el, tot ce se află în acesta va fi share-uit indiferent de modalitate, precum si tot ceea ce veți pune acolo ulterior;
- nu urcați niciodată documente care conțin date personale sau de altă natură dar confidențiale, ale altor persoane, de exemplu studenți, decât în aceleași condiții menționate anterior. Iar acordul prealabil cerut de către GDPR și legislația în vigoare trebuie să existe, ca de obicei.
Cât spațiu acordăm?
Momentan limita unui utilizator este setată la 1GB, însă pentru conturile de structuri acordăm implicit 5GB. Intenția noastră fiind ca din conturile structurilor, de exemplu cele generice ale facultaților, să fie partajate centralizat și public documentele specifice acestora și general valabile.
Spațiul alocat poate fi însă mărit dacă nu vă descurcați cu aceste valori.
Acestea fiind expuse, vă dorim spor maxim online!
